Vereine
Eingetragene Vereine

Vereine können sich im so genannten Vereinsregister beim örtlich zuständigen Amtsgericht eintragen lassen. Man spricht dann naheliegend von „eingetragenen Vereinen“; an den Namen wird ein „eV“ angehängt. Mit der Eintragung erlangen Vereine so genannte Rechtsfähigkeit.

Der entscheidende Vorteil dieser Rechtsfähigkeit lautet: Für Verbindlichkeiten des eingetragenen Vereins haften nicht etwa die Mitglieder von Verein und Vorstand persönlich, sondern grundsätzlich nur das Vereinsvermögen. Das unterscheidet den eingetragenen, rechtsfähigen Verein vom nicht-eingetragenen Verein, bei dem die handelnden Personen alle mit ihrem gesamten eigenen Vermögen haften. § 54 BGB stellt dies klar. Er verweist für den nicht eingetragenen Verein auf die Vorschriften zur Gesellschaft bürgerlichen Rechts, bei der sogar alle Gesellschafter als Gesamtschuldner haften.

Eingetragen werden dürfen im Vereinsregister nur Vereine die sich nicht wirtschaftlich betätigen, also insbesondere keine Unternehmen, für die bei den Amtsgerichten das Handelsregister geführt wird (GmbH, AG, OHG, KG, eK etc.), und keine freiberuflichen Personenvereinigungen (wie Arztpraxen, Anwaltskanzleien in der Rechtsform der GbR etc.).

Anhand der Eintragung soll der so genannte „Rechtsverkehr“, also z.B. ein potentieller Vertragspartner - wie eine Bank für die Aufnahme und Verwaltung eines Vereinskontos, eine Versicherungsgesellschaft für eine Vereinshaftpflicht, ein Partyservice für die Belieferung eines Vereinsfestes etc. - die wichtigsten Fakten nachprüfen können. Dazu zählt z.B.: Wer ist für die Vertretung des Vereins zuständig (vertretungsberechtigte Vorstandsmitglieder im Sinne von § 26 BGB)? Wo kann Post für den Verein zugestellt werden (Geschäftsanschrift)? Welche Gerichte wären für Rechtsstreitigkeiten örtlich zuständig (Sitz des Vereins)?

Diese Fakten werden im Vereinsregister öffentlich bekannt gemacht und können dort von Interessierten abgefragt werden. Auf die Richtigkeit dieser eingetragenen Fakten darf man sich grundsätzlich verlassen, also z.B. darauf vertrauen, dass ein Vorstandsmitglied auch wirklich solange für den Verein vertretungsberechtigt ist, wie er nicht aus dem Vereinsregister wieder gelöscht wird.


Form und Zuständigkeit für Anmeldungen

Die Anmeldungen zum Vereinsregister müssen gemäß § 77 BGB „mittels öffentlich beglaubigter Erklärung“ abgegeben werden. D.h. die Echtheit der Unterschrift/en muss vom Amtsgericht festgestellt werden können.

Dadurch soll sichergestellt werden, dass nicht missbräuchlich gefälschte Unterlagen eingereicht werden, deren ahnungslose, aber konsequente Übernahme in das Vereinsregister Gefahren für den Verein und den Rechtsverkehr heraufbeschwören könnte.

Man stelle sich vor, ein Krimineller schreibt ein Protokoll über eine angebliche Mitgliederversammlung, die nie stattgefunden hat, in der aber er unter einem Pseudonym als einzelvertretungsberechtigter Vorstand gewählt worden sei. Diese gefälschten Unterlagen schickt er per einfacher Post unter demselben Pseudonym zum Vereinsregister. Das Amtsgericht hätte keine reelle Chance, die Fälschung zu erkennen. Es nimmt die Eintragung vor. Mit dieser erschwindelten Eintragung könnte unser Krimineller auch der Bank mittels eines Registerauszugs vorspiegeln, er sei der neue Vorstand. Die Bank dürfte und müsste ihm das Guthaben auszahlen. Bevor der Schwindel auffliegt, ist der Fälscher mit dem Vereinsvermögen über alle Berge.

Mit der Beglaubigung der Anmeldung steht also fest, wer eine Eintragung veranlassen will.

Für die gesetzlich vorgeschriebene Unterschriftsbeglaubigung kommen neben der bundeseinheitlichen Zuständigkeit der Notare auch ergänzende landesrechtliche Vorschriften zur Anwendung. So können Vereinsregisteranmeldungen z.B. in Baden-Württemberg auch die Ratsschreiber, in Hessen die Vorsteher der Ortsgerichte und in Rheinland-Pfalz Ortsbürgermeister, Gemeinde- und Stadtverwaltungen vornehmen.

Die endgültige Prüfung der eingereichten Unterlagen fällt unabhängig davon, wer zuvor die Unterschriften beglaubigt hat, in die Verantwortung des Amtsgerichts, Abteilung Vereinsregister, während die Beglaubigungsstelle eigentlich nur die Identität derjenigen Person zu prüfen hat, deren Unterschrift beglaubigt werden soll. Aufgrund einer Gesetzesänderung im Jahr 2017 hat zwar auch der Notar, wenn er die Beglaubigung der Unterschriften vornimmt, Anmeldungen auf Eintragungsfähigkeit zu prüfen. Das gilt aber gerade nur für den Text der Anmeldung, also für den Inhalt des Briefs an das Amtsgericht, und nicht für die beizufügenden Unterlagen (wie Versammlungsprotokolle, neue Satzungen, Satzungsänderungen etc.). Deren Prüfung verbleibt allein im Aufgabenbereich des Amtsgerichts.


Formulare

Um ortsansässigen Vereine bei der Anmeldung zusätzlich zur gesetzlich vorgeschriebene Unterschriftsbeglaubigung hinaus zu unterstützen und ihnen die Vorbereitung der erforderlichen Antragsschreiben für das Vereinsregister möglichst unbürokratisch zu erleichtern, habe ich in meiner aktiven Zeit die nachfolgend verlinkten Formulare entworfen, deren Verwendung ich weiterhin auch als Notar a.D. gerne erlaube. Eine Haftung kann ich bei einer solchen fremden Verwendung verständlicherweise nicht übernehmen.

Formulare für Anmeldungen zum Vereinsregister

Gründung / Erstanmeldung Änderung bei Vorstandsmitgliedern
und/oder der Satzung
Formular herunterladen Formular herunterladen
Anmeldung der Liquidation Antrag auf Löschung
Formular herunterladen Formular herunterladen


Diese Formulare können Sie als .pdf-Datei downloaden (bitte auf das entsprechende Bild klicken, Datei speichern und öffnen) und mit dem Computer, Smartphone, Tablet etc. ausfüllen, bevor Sie es ausdrucken. Ihrem PDF-Reader wird dabei vorgegeben, welche Pflichtfelder ausgefüllt werden müssen, um mit dem Ausdruck eine vollständige und formell ausreichende Anmeldung sicherzustellen. Auch werden mit dem Mauszeiger Infofelder eingeblendet.

Gelegentlich werden Probleme gemeldet, man könne das Formular nicht ausfüllen. Das scheint an den persönlichen Einstellungen des jeweiligen Internetbrowsers zu liegen. Wählen Sie in diesem Fall bitte nach dem Anklicken des Bildes nicht "Öffnen", sondern "Speichern" der Datei (z.B. auf dem Desktop). Danach klicken Sie bitte an dem ausgewählten Speicherort auf die von Ihnen gespeicherte Datei. Diese wird jetzt nicht mehr mit dem Internetbrowser, sondern mit Ihrem PDF-Reader geöffnet, mit dem Sie in jedem Fall auch Formulare ausfüllen können sollten.

Selbstverständlich können Sie jedes Formular auch „blanko“ ausdrucken und von Hand oder mit der guten alten Schreibmaschine ausfüllen.

Die Formulare sollten selbst-erklärend sein. Anderenfalls steht unser Team gern auch telefonisch per Auskunft zur Verfügung.

Für die Beglaubigung der Unterschrift können Sie danach einen Termin bei Ihrem Notar oder Ihrer Notarin vor Ort vereinbaren. Ob das betreffende Formular bereits vor dem Termin unterschrieben wurde oder ob die Unterschrift erst dort erfolgt, spielt keine Rolle. Jedenfalls muss jede Person, deren Unterschrift beglaubigt werden soll, persönlich vorbeikommen und bestätigen, dass es sich um ihre eigene Unterschrift handelt. Dabei müssen Sie, wenn Sie dem Notar oder auch gelegentlich einem Notarvertreter nicht bereits von Person bekannt sind, einen „amtlichen Lichtbildausweis“, also insb. Personalausweis oder Reisepass, vorlegen. Mit dieser Echtheitskontrolle Ihrer Unterschrift wird der Zweck der Beglaubigung (siehe unter "Form und Zuständigkeit für Anmeldungen") gewahrt.

Nach der Beglaubigung können Sie entweder das unterschriebene und beglaubigte Formular selbst mit den weiteren erforderlichen Unterlagen (insbesondere Satzungen und Protokolle von Mitgliederversammlungen) beim Amtsgericht einreichen; dann schonen Sie mit der Verwendung des Formulars sogar noch etwas die Vereinskasse. Oder das Notariat übernimmt auch das Weiterleiten des Antrags zum Amtsgericht für Sie, wofür allerdings kraft Gesetzes eine zusätzliche Vollzugsgebühr zu erheben ist.

Beim Amtsgericht erfolgt abschließend die Prüfung der mit dem Antrag eingereichten weiteren Unterlagen.


Weiterführende Informationen

Auf den nachfolgenden Seiten möchte ich Ihnen noch einige weitere Informationen für Satzungen und Registeranmeldungen mit auf den Weg geben. Auf deren Beachtung muss das Amtsgericht – Vereinsregister – bei seiner Prüfung der eingereichten Unterlagen besonderen Wert legen.

Deshalb stelle ich Ihnen in dieser Infothek gerne ein paar grundlegende Informationen zu Vereinssatzungen und Registeranmeldungen zusammen.

Weiterführende Angaben zum Vereinsrecht finden Sie bei uns im Saarland auch auf den Seiten der saarländischen Amtsgerichte, z.B. bei dem für unseren Notarsitz zuständigen Amtsgericht Völklingen. Dort wurden auch andere informative Seiten verlinkt.


Zwingende Mindestanforderungen an eine Vereinssatzung (§ 57 BGB)

Nach § 57 BGB dürfen folgende Angaben in einer Vereinssatzung nicht fehlen:

a) Zweck des Vereins

Mit der Wiedergabe des Vereinszwecks in der Satzung soll für (potentielle) Mitglieder und jede andere Person, die sich dafür interessiert, kenntlich gemacht werden, welche Ziele der Verein verfolgt und was durch den Verein erreicht werden soll. Insbesondere muss bereits aus der Satzung ersichtlich sein, dass keine wirtschaftlichen Ziele verfolgt werden.

b) Name des Vereins

Den Namen des Vereins können die Gründungsmitglieder grundsätzlich frei wählen. Jedoch darf der Vereinsname nicht in das Vereinsregister eingetragen werden, wenn Buchstaben aneinandergereiht werden, die kein Wort bilden (Beispiel: "G.B.B."). Außerdem soll sich nach § 57 Abs. 2 BGB der Name von anderen in diesem Ort oder dieser Gemeinde eingetragenen Vereinen deutlich unterscheiden. Zudem darf der einzutragende Name keine irreführenden Angaben enthalten oder Namensrechte anderer verletzen.

c) Sitz des Vereins

Der Sitz des Vereins muss in Deutschland sein, denn nach dem Sitz bestimmen sich gerichtliche und behördliche Zuständigkeiten, insbesondere auch die Zuständigkeit des Registergerichts. Er wird in der Satzung festgelegt und ist im Grundsatz frei bestimmbar. Voraussetzung ist jedoch, dass der Verein an seinem gewählten Sitz tatsächlich postalisch zu erreichen ist. Zu beachten ist außerdem, dass der Ort genau bestimmt sein muss, wobei ausreicht, dass als Sitz der Name einer Gemeinde angegeben wird (z. B. Sitz des Vereins ist Berlin). Wenn der Sitz nicht festgelegt wird, dann gilt nach § 24 BGB als Sitz der Ort der Verwaltung, also der Ort, an dem die Vereinsorgane schwerpunktmäßig tätig sind. Für eingetragene Vereine ist diese Vorschrift allerdings nicht relevant. Ein Verein darf nämlich nicht eingetragen werden, wenn in der Satzung kein Sitz bestimmt wurde.

d) Angabe, dass der Verein im Vereinsregister eingetragen werden soll

Die Satzung eines eingetragenen Vereins muss auch bestimmen, dass der Verein im Vereinsregister eingetragen werden soll.


Sollbestimmungen für eine Vereinssatzung (§ 58 BGB)

Die so genannten Sollbestimmungen Sinne von § 58 BGB sind faktisch Mussbestimmungen. Nach § 60 BGB hat das Amtsgericht die Eintragung abzulehnen, wenn ein Verstoß gegen die Sollbestimmungen des § 58 BGB vorliegt.

a) Regelungen über den Eintritt und über den Austritt der Mitglieder

Die Satzungsregelung über den Ein- und Austritt soll klarstellen, wie sich diese vollziehen. Für den Eintritt sollte z. B. das Aufnahmeverfahren geregelt werden und angegeben werden, in welcher Form die Eintrittserklärung abgegeben werden soll.

b) Regelungen darüber, ob und welche Beiträge von den Mitgliedern zu leisten sind

Die Regelung über die Beiträge muss mindestens festlegen, ob Beiträge zu leisten sind. Art und Höhe der Beiträge müssen nicht in der Satzung bestimmt werden.

c) Regelungen über die Bildung des Vorstands (dazu gehören auch Regelungen über die Vertretungsmacht des Vorstandes)

Die Regelungen über die Bildung des Vorstandes müssen mindestens die Aussage enthalten, aus wie vielen Personen sich der Vorstand zusammensetzen soll. Der Verein kann die Ämter mehrerer Vorstandsmitglieder nach seinen Vorstellungen bezeichnen. Die Satzung sollte aber keine Zweifel darüber aufkommen lassen, welche Inhaber der in der Satzung bezeichneten Vereinsämter den Vorstand bilden.

d) Regelungen über die Voraussetzungen, unter denen die Mitgliederversammlung einzuberufen ist, und über die Form der Einberufung

Über die Voraussetzungen und die Form der Einberufung der Mitgliederversammlung können die Vereine grundsätzlich frei entscheiden. Die Regelungen müssen aber eindeutig und bestimmt sein.

e) Regelungen über die Beurkundung der Beschlüsse der Mitgliederversammlung

Die Satzung kann eine bestimmte Form für die Beurkundung der Beschlüsse festlegen, sie kann aber die Beurkundung auch ausschließen. Für Beschlüsse, die ins Vereinsregister einzutragen sind, empfiehlt es sich allerdings nicht auf eine Beurkundung zu verzichten, da sie beim Registergericht gegenüber nachgewiesen werden müssen.


Notwendige Unterlagen für eine Ersteintragung (§ 59 BGB)

Bei einer Neuanmeldung eines Vereins zum Vereinsregister müssen nach § 59 BGB folgende Unterlagen eingereicht werden:

- Satzung in Urschrift, von mindestens sieben Mitgliedern unterschrieben und mit Angabe des Tages der Errichtung (der Gründungssitzung)

- weitere Abschrift der Satzung

- Abschrift der Urkunden über die Bestellung des Vorstands (Gründungsprotokoll)

Bei der Gründung des Vereins müssen nach ständiger Rechtsprechung alle in der Satzung eingerichteten Vorstandsämter besetzt werden, da erst dann der Vorstand als Organ gebildet und damit die Gründungsphase des Vereins abgeschlossen ist. Es ist Sache der Mitgliederversammlung in der Satzung festzulegen und bei Wahlen zu entscheiden, wie viele Mitglieder des Vorstands sie bestellt. Sofern die Satzung eine Mindestzahl an Vorstandsmitgliedern (z.B. 1. Vorsitzender, 2. Vorsitzender, Schatzmeister) bestimmt, sind also alle diese Ämter bei der Gründung zu besetzen. Können laut Satzung noch weitere Vorstandsmitglieder bestellt werden (über eine Mindestzahl hinaus), so brauchen diese Ämter nicht unbedingt besetzt werden.


Anmeldepflichtige Veränderungen

Wenn die Satzung später in einer Mitgliederversammlung geändert wird, muss dieser Vorgang auch dem Vereinsregister zur Prüfung vorgelegt werden. Die neue Fassung der Satzung gilt erst, wenn die Satzungsänderung nach erfolgreicher Prüfung im Vereinsregister eingetragen wurde (so genannte konstitutive Eintragung).

Auch Änderungen im Personenkreis des vertretungsberechtigten Vorstandes müssen dem Vereinsregister gemeldet und nach dortiger entsprechender Prüfung eingetragen werden. Zwar tritt das Vorstandsmitglied sein Amt bereits wirksam mit der Wahl in der Mitgliederversammlung und seiner Annahmeerklärung an. Die Eintragung ist also anders als bei der Satzungsänderung nicht konstitutiv. Man nennt sie "deklaratorisch". Den Nachweis seiner Wahl kann das Vorstandsmitglied regelmäßig aber nur erbringen mit Vorlage eines neuen Registerauszugs, in dem seine Amtsübernahme bestätigt steht. Deshalb sollte auch ein Wechsel im Vorstand schnellstmöglich angemeldet werden.

Auch ausgeschiedene Vorstandsmitglieder, also insbesondere solche, die ihr Amt niedergelegt haben oder nicht wieder gewählt wurden oder verstorben sind, müssen auf förmlichen Antrag hin beim Vereinsregister ausgetragen werden.

Auch die Wiederwahl eines Vorstandsmitglieds gehört zu den anmeldepflichtigen Tatsachen, zumindest dann wenn das Amt sonst wegen Fristablaufs automatisch geendet hätte.


Der vertretungsberechtigte Vorstand

Nach § 26 Absatz 1 Satz 1 BGB muss der Verein einen Vorstand haben. Der Vorstand vertritt den Verein gerichtlich und außergerichtlich; er hat die Stellung eines gesetzlichen Vertreters. In der Praxis wird oftmals zwischen dem vertretungsberechtigten Vorstand (im Sinne des § 26 BGB) und dem erweiterten Vorstand unterschieden. Dieser erweiterte Vorstand hat nicht die Stellung eines gesetzlichen Vertreters. Es handelt sich dabei lediglich um eine vereinsinterne Aufgabenzuweisung und Verantwortlichkeit.

Vorsicht bei der Formulierung: Unzulässig ist die Bestimmung, wonach der erste Vorsitzende vertretungsberechtigt sei und im Verhinderungsfall der zweite Vorsitzende. Ein Vertragspartner des Vereins müsste sich – falls der zweite Vorsitzende handelt – nachweisen lassen, dass der erste Vorsitzende „verhindert“ ist; dieser Nachweis wird kaum zu führen sein. Aus diesem Grund wird eine solche Regelung von den Gerichten beanstandet.

Zulässig wäre dagegen eine Regelung, wonach der erste und der zweite Vorsitzende einzelvertretungsbefugt sind, der zweite Vorsitzende von seiner Vertretungsbefugnis aber nur Gebrauch machen "darf" (also nicht: "kann"), wenn der erste Vorsitzende verhindert ist. Diese Weisung betrifft dann nur das so genannte Innenverhältnis. Rechtshandlungen, die der zweite Vorsitzende vornimmt, obwohl der erste Vorsitzende nicht verhindert ist, sind dann gleichwohl gültig. Der „Zweite“ macht sich aber dem Verein gegenüber schadensersatzpflichtig, wenn er sich an diese interne Aufgabenverteilung nicht hält.


Der Vorstand in vertretungsberechtigter Zahl

Die Anmeldung muss durch den Vorstand in vertretungsberechtigter Zahl erfolgen (§ 77 Satz 1 BGB). Die früher umstrittene Frage, ob bei der Gründung alle vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder unterschreiben müssen oder ob es genügt, dass der Vorstand in vertretungsberechtigter Zahl unterschreibt, ist damit im letzteren Sinne entschieden. Es gilt für alle Anmeldungen: Es müssen so viele Vorstandsmitglieder unterschreiben, wie es die Satzung vorsieht.

Beispiel:

Der vertretungsberechtigte Vorstand besteht laut Satzung aus dem 1. Vorsitzenden, dem 2. Vorsitzenden, dem Kassenwart und dem Schriftführer. Weitere Beisitzer sind nicht vertretungsberechtigt, also nicht Vorstandsmitglieder im Sinne des § 26 BGB. Die Satzung sieht vor: "Der Verein wird durch zwei Vorstandsmitglieder vertreten, darunter ein Vorsitzender."

Für Anmeldungen zum Vereinsregister (genau wie für alle anderen Rechtshandlungen des Vereins) reicht es in diesem Beispielsfall aus, wenn z.B. der 1. Vorsitzende gemeinsam mit dem Kassenwart oder der 2. Vorsitzende gemeinsam mit dem Schriftführer, erst recht beide Vorsitzende gemeinsam unterschreiben. Ungültig wäre es dagegen, wenn nur Schriftführer und Kassenwart gemeinsam unterschreiben oder einer der vier eingetragenen Vorstandsmitglieder nur mit einem Beisitzer.


  © Notar a.D. Prof. Dr. Jörg W. Britz
www.britz-sb.de