Form und Zuständigkeit für Anmeldungen Die Anmeldungen zum Vereinsregister müssen gemäß § 77 BGB „mittels öffentlich beglaubigter Erklärung“ abgegeben werden. D.h. die Echtheit der Unterschrift/en muss vom Amtsgericht festgestellt werden können. Dadurch soll sichergestellt werden, dass nicht missbräuchlich gefälschte Unterlagen eingereicht werden, deren ahnungslose, aber konsequente Übernahme in das Vereinsregister Gefahren für den Verein und den Rechtsverkehr heraufbeschwören könnte. Man stelle sich vor, ein Krimineller schreibt ein Protokoll über eine angebliche Mitgliederversammlung, die nie stattgefunden hat, in der aber er unter einem Pseudonym als einzelvertretungsberechtigter Vorstand gewählt worden sei. Diese gefälschten Unterlagen schickt er per einfacher Post unter demselben Pseudonym zum Vereinsregister. Das Amtsgericht hätte keine reelle Chance, die Fälschung zu erkennen. Es nimmt die Eintragung vor. Mit dieser erschwindelten Eintragung könnte unser Krimineller auch der Bank mittels eines Registerauszugs vorspiegeln, er sei der neue Vorstand. Die Bank dürfte und müsste ihm das Guthaben auszahlen. Bevor der Schwindel auffliegt, ist der Fälscher mit dem Vereinsvermögen über alle Berge. Mit der Beglaubigung der Anmeldung steht also fest, wer eine Eintragung veranlassen will. Für die gesetzlich vorgeschriebene Unterschriftsbeglaubigung kommen neben der bundeseinheitlichen Zuständigkeit der Notare auch ergänzende landesrechtliche Vorschriften zur Anwendung. So können Vereinsregisteranmeldungen z.B. in Baden-Württemberg auch die Ratsschreiber, in Hessen die Vorsteher der Ortsgerichte und in Rheinland-Pfalz Ortsbürgermeister, Gemeinde- und Stadtverwaltungen vornehmen. Die endgültige Prüfung der eingereichten Unterlagen fällt unabhängig davon, wer zuvor die Unterschriften beglaubigt hat, in die Verantwortung des Amtsgerichts, Abteilung Vereinsregister, während die Beglaubigungsstelle eigentlich nur die Identität derjenigen Person zu prüfen hat, deren Unterschrift beglaubigt werden soll. Aufgrund einer Gesetzesänderung im Jahr 2017 hat zwar auch der Notar, wenn er die Beglaubigung der Unterschriften vornimmt, Anmeldungen auf Eintragungsfähigkeit zu prüfen. Das gilt aber gerade nur für den Text der Anmeldung, also für den Inhalt des Briefs an das Amtsgericht, und nicht für die beizufügenden Unterlagen (wie Versammlungsprotokolle, neue Satzungen, Satzungsänderungen etc.). Deren Prüfung verbleibt allein im Aufgabenbereich des Amtsgerichts.
Formulare Um ortsansässigen Vereine bei der Anmeldung zusätzlich zur gesetzlich vorgeschriebene Unterschriftsbeglaubigung hinaus zu unterstützen und ihnen die Vorbereitung der erforderlichen Antragsschreiben für das Vereinsregister möglichst unbürokratisch zu erleichtern, habe ich in meiner aktiven Zeit die nachfolgend verlinkten Formulare entworfen, deren Verwendung ich weiterhin auch als Notar a.D. gerne erlaube. Eine Haftung kann ich bei einer solchen fremden Verwendung verständlicherweise nicht übernehmen.
Formulare für Anmeldungen zum Vereinsregister
| Gründung / Erstanmeldung | Änderung bei Vorstandsmitgliedern und/oder der Satzung |
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| Anmeldung der Liquidation | Antrag auf Löschung |
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Weiterführende Informationen Auf den nachfolgenden Seiten möchte ich Ihnen noch einige weitere Informationen für Satzungen und Registeranmeldungen mit auf den Weg geben. Auf deren Beachtung muss das Amtsgericht – Vereinsregister – bei seiner Prüfung der eingereichten Unterlagen besonderen Wert legen. Deshalb stelle ich Ihnen in dieser Infothek gerne ein paar grundlegende Informationen zu Vereinssatzungen und Registeranmeldungen zusammen.
Zwingende Mindestanforderungen an eine Vereinssatzung (§ 57 BGB) Nach § 57 BGB dürfen folgende Angaben in einer Vereinssatzung nicht fehlen (so genannte Mussbestimmungen). Anderenfalls wären die Satzung und damit die Vereinsgründung unwirksam. Der Verein dürfte gar nicht erst eingetragen werden bzw. müsste, wenn es erst später auffiele, von Amts wegen wieder gelöscht werden. a) Zweck des Vereins Mit der Wiedergabe des Vereinszwecks in der Satzung soll für (potentielle) Mitglieder und jede andere Person, die sich dafür interessiert, kenntlich gemacht werden, welche Ziele der Verein verfolgt und was durch den Verein erreicht werden soll. Insbesondere muss bereits aus der Satzung ersichtlich sein, dass keine wirtschaftlichen Ziele verfolgt werden. b) Name des Vereins Den Namen des Vereins können die Gründungsmitglieder grundsätzlich frei wählen. Jedoch darf der Vereinsname nicht in das Vereinsregister eingetragen werden, wenn Buchstaben aneinandergereiht werden, die kein Wort bilden (Beispiel: "G.B.B."). Außerdem soll sich nach § 57 Abs. 2 BGB der Name von anderen in diesem Ort oder dieser Gemeinde eingetragenen Vereinen deutlich unterscheiden. Zudem darf der einzutragende Name keine irreführenden Angaben enthalten oder Namensrechte anderer verletzen. c) Sitz des Vereins Der Sitz des Vereins muss in Deutschland sein, denn nach dem Sitz bestimmen sich gerichtliche und behördliche Zuständigkeiten, insbesondere auch die Zuständigkeit des Registergerichts. Er wird in der Satzung festgelegt und ist im Grundsatz frei bestimmbar. Voraussetzung ist jedoch, dass der Verein an seinem gewählten Sitz tatsächlich postalisch zu erreichen ist. Zu beachten ist außerdem, dass der Ort genau bestimmt sein muss, wobei ausreicht, dass als Sitz der Name einer Gemeinde angegeben wird (z. B. Sitz des Vereins ist Berlin). Wenn der Sitz nicht festgelegt wird, dann gilt nach § 24 BGB als Sitz der Ort der Verwaltung, also der Ort, an dem die Vereinsorgane schwerpunktmäßig tätig sind. Für eingetragene Vereine ist diese Vorschrift allerdings nicht relevant. Ein Verein darf nämlich nicht eingetragen werden, wenn in der Satzung kein Sitz bestimmt wurde. d) Angabe, dass der Verein im Vereinsregister eingetragen werden soll Die Satzung eines eingetragenen Vereins muss auch bestimmen, dass der Verein im Vereinsregister eingetragen werden soll.
Sollbestimmungen für eine Vereinssatzung (§ 58 BGB) Die so genannten Sollbestimmungen Sinne von § 58 BGB sind faktisch doch auch Mussbestimmungen wie in § 57 BGB. Denn nach § 60 BGB hat das Amtsgericht die Eintragung auch dann abzulehnen, wenn ein Verstoß (nur) gegen die Sollbestimmungen des § 58 BGB vorliegt. a) Regelungen über den Eintritt und über den Austritt der Mitglieder Die Satzungsregelung über den Ein- und Austritt soll klarstellen, wie sich diese vollziehen. Für den Eintritt sollte z. B. das Aufnahmeverfahren geregelt werden und angegeben werden, in welcher Form die Eintrittserklärung abgegeben werden soll. b) Regelungen darüber, ob und welche Beiträge von den Mitgliedern zu leisten sind Die Regelung über die Beiträge muss mindestens festlegen, ob Beiträge zu leisten sind. Art und Höhe der Beiträge müssen nicht in der Satzung bestimmt werden. c) Regelungen über die Bildung des Vorstands (dazu gehören auch Regelungen über die Vertretungsmacht des Vorstandes) Die Regelungen über die Bildung des Vorstandes müssen mindestens die Aussage enthalten, aus wie vielen Personen sich der Vorstand zusammensetzen soll. Der Verein kann die Ämter mehrerer Vorstandsmitglieder nach seinen Vorstellungen bezeichnen. Die Satzung sollte aber keine Zweifel darüber aufkommen lassen, welche Inhaber der in der Satzung bezeichneten Vereinsämter den Vorstand bilden. d) Regelungen über die Voraussetzungen, unter denen die Mitgliederversammlung einzuberufen ist, und über die Form der Einberufung Über die Voraussetzungen und die Form der Einberufung der Mitgliederversammlung können die Vereine grundsätzlich frei entscheiden. Die Regelungen müssen aber eindeutig und bestimmt sein. e) Regelungen über die Beurkundung der Beschlüsse der Mitgliederversammlung Die Satzung kann eine bestimmte Form für die Beurkundung der Beschlüsse festlegen, sie kann aber die Beurkundung auch ausschließen. Für Beschlüsse, die ins Vereinsregister einzutragen sind, empfiehlt es sich allerdings nicht auf eine Beurkundung zu verzichten, da sie beim Registergericht gegenüber nachgewiesen werden müssen.
Notwendige Unterlagen für eine Ersteintragung (§ 59 BGB) Bei einer Neuanmeldung eines Vereins zum Vereinsregister müssen nach § 59 BGB folgende Unterlagen eingereicht werden: - Satzung in Urschrift, von mindestens sieben Mitgliedern unterschrieben und mit Angabe des Tages der Errichtung (der Gründungssitzung) - weitere Abschrift der Satzung - Abschrift der Urkunden über die Bestellung des Vorstands (Gründungsprotokoll) Bei der Gründung des Vereins müssen nach ständiger Rechtsprechung alle in der Satzung eingerichteten Vorstandsämter besetzt werden, da erst dann der Vorstand als Organ gebildet und damit die Gründungsphase des Vereins abgeschlossen ist. Es ist Sache der Mitgliederversammlung in der Satzung festzulegen und bei Wahlen zu entscheiden, wie viele Mitglieder des Vorstands sie bestellt. Sofern die Satzung eine Mindestzahl an Vorstandsmitgliedern (z.B. 1. Vorsitzender, 2. Vorsitzender, Schatzmeister) bestimmt, sind also alle diese Ämter bei der Gründung zu besetzen. Können laut Satzung noch weitere Vorstandsmitglieder bestellt werden (über eine Mindestzahl hinaus), so brauchen diese Ämter nicht unbedingt besetzt werden.
Anmeldepflichtige Veränderungen Wenn die Satzung später in einer Mitgliederversammlung geändert wird, muss dieser Vorgang auch dem Vereinsregister zur Prüfung vorgelegt werden. Die neue Fassung der Satzung gilt erst, wenn die Satzungsänderung nach erfolgreicher Prüfung im Vereinsregister eingetragen wurde (so genannte konstitutive Eintragung). Auch Änderungen im Personenkreis des vertretungsberechtigten Vorstandes müssen dem Vereinsregister gemeldet und nach dortiger entsprechender Prüfung eingetragen werden. Zwar tritt das Vorstandsmitglied sein Amt bereits wirksam mit der Wahl in der Mitgliederversammlung und seiner Annahmeerklärung an. Die Eintragung ist also anders als bei der Satzungsänderung nicht konstitutiv. Man nennt sie "deklaratorisch". Den Nachweis seiner Wahl kann das Vorstandsmitglied regelmäßig aber nur erbringen mit Vorlage eines neuen Registerauszugs, in dem seine Amtsübernahme bestätigt steht. Deshalb sollte auch ein Wechsel im Vorstand schnellstmöglich angemeldet werden. Auch ausgeschiedene Vorstandsmitglieder, also insbesondere solche, die ihr Amt niedergelegt haben oder nicht wieder gewählt wurden oder verstorben sind, müssen auf förmlichen Antrag hin beim Vereinsregister ausgetragen werden. Die Wiederwahl eines Vorstandsmitglieds gehört nur dann zu den anmeldepflichtigen Tatsachen, wenn das Amt wegen Fristablaufs zuvor schon automatisch geendet hatte. Wenn dagegen das wiedergewählte Vorstandsmitglied ununterbrochen im Amt ist (wie es Satzungen für den Fall vorsehen sollten, dass Wahlen nicht fristgemäß und/oder erfolgreich abgehalten werden können), reicht ggf. auch eine formlose Mitteilung an das Vereinsregister.
Der vertretungsberechtigte Vorstand Nach § 26 Absatz 1 Satz 1 BGB muss der Verein einen Vorstand haben. Der Vorstand vertritt den Verein gerichtlich und außergerichtlich; er hat die Stellung eines gesetzlichen Vertreters. In der Praxis wird oftmals zwischen dem vertretungsberechtigten Vorstand (im Sinne des § 26 BGB) und dem erweiterten Vorstand unterschieden. Dieser erweiterte Vorstand hat nicht die Stellung eines gesetzlichen Vertreters. Es handelt sich dabei lediglich um eine vereinsinterne Aufgabenzuweisung und Verantwortlichkeit. Vorsicht bei der Formulierung: Unzulässig ist die Bestimmung, wonach der erste Vorsitzende vertretungsberechtigt sei und im Verhinderungsfall der zweite Vorsitzende. Ein Vertragspartner des Vereins müsste sich – falls der zweite Vorsitzende handelt – nachweisen lassen, dass der erste Vorsitzende „verhindert“ ist; dieser Nachweis wird kaum zu führen sein. Aus diesem Grund wird eine solche Regelung von den Gerichten beanstandet. Zulässig wäre dagegen eine Regelung, wonach der erste und der zweite Vorsitzende einzelvertretungsbefugt sind, der zweite Vorsitzende von seiner Vertretungsbefugnis aber nur Gebrauch machen "darf" (also nicht: "kann"), wenn der erste Vorsitzende verhindert ist. Diese Weisung betrifft dann nur das so genannte Innenverhältnis. Rechtshandlungen, die der zweite Vorsitzende vornimmt, obwohl der erste Vorsitzende nicht verhindert ist, sind dann gleichwohl gültig. Der „Zweite“ macht sich aber dem Verein gegenüber schadensersatzpflichtig, wenn er sich an diese interne Aufgabenverteilung nicht hält.
Der Vorstand in vertretungsberechtigter Zahl Jede Anmeldung muss durch den Vorstand in vertretungsberechtigter Zahl erfolgen (§ 77 Satz 1 BGB). Die früher umstrittene Frage, ob bei der Gründung, also bei der ersten Anmeldung des Vereins, alle vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder unterschreiben müssen oder ob es auch dann genügt, dass der Vorstand in vertretungsberechtigter Zahl unterschreibt, ist mittlerweile im letzteren Sinne entschieden. Es gilt für alle Anmeldungen: Es müssen genau so viele Vorstandsmitglieder unterschreiben, wie es die Satzung konkret vorsieht oder wie es sich mangels Satzungsregelung aus dem Gesetz ergibt (dann tatsächlich alle). Beispiel: In einer Satzung lautet es: "Der vertretungsberechtigte Vorstand besteht aus dem 1. Vorsitzenden, dem 2. Vorsitzenden, dem Kassenwart und dem Schriftführer." Weitere Vorstandsmitglieder (z.B. Jugendwart, Pressesprecher, weitere Beisitzer) werden in der Satzung als Mitglieder des erweiterten Vorstands aufgeführt, aber nicht als vertretungsberechtigte Vorstandsmitglieder im Sinne des § 26 BGB. Die Satzung sieht weiterhin vor: "Der Verein wird durch zwei Vorstandsmitglieder vertreten, darunter ein Vorsitzender." Für Anmeldungen zum Vereinsregister (genau wie für alle anderen Rechtshandlungen des Vereins) reicht es in diesem Beispielsfall aus, wenn z.B. der 1. Vorsitzende gemeinsam mit dem Kassenwart oder der 2. Vorsitzende gemeinsam mit dem Schriftführer, erst recht beide Vorsitzende gemeinsam unterschreiben. Ungültig wäre es bei dieser konkreten Satzungsvorgabe dagegen, wenn nur Schriftführer und Kassenwart gemeinsam unterschreiben oder sogar nur einer der vier Mitglieder des vertretungsberechtigten Vorstands gemeinsam mit einem der Beisitzer. Deshalb werden auch nur die vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder (im Beispiel: 1. Vorsitzenden, 2. Vorsitzenden, Kassenwart und Schriftführer) namentlich ins Vereinsregister eingetragen. Die Mitglieder eines erweiterten Vorstands interessieren weder das Vereinsgerister (z.B. bei einer Neuwahl) noch den so genannten Rechtsverkehr, weil sie den Verein trotz Vorstandsamt nicht vertreten können.